La méthode 5S
Vous est-il déjà arrivé de vous faire opérer ? Avez-vous prêté attention à l’environnement dans lequel vous étiez ? La salle d’opération était-elle propre ? Chaque élément nécessaire à l’intervention vous semblait-il à sa place ? Quelle sensation cela vous a-t-il procuré ?
Personnellement, je me suis senti plutôt rassuré.
Imaginez-vous un chirurgien, au beau milieu d’une opération à cœur ouvert, s’exclamer à l’intention de son staff : « Où avez-vous rangé le scalpel n°3 ? »
Non, cela n’arrive pas. Le scalpel n°3 est là où il doit être, fin de l’histoire. Pour des raisons évidentes, une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !
Quand on y réfléchit, est-ce vraiment surprenant ? La salle d’opération est le lieu où se crée la valeur pour le patient. Le chirurgien crée la valeur pour le patient en réalisant un enchaînement de gestes destinés à le soigner. Pour réussir l’opération, c’est donc sur le renchaînement des gestes que le chirurgien doit se concentrer, rien d’autre.
Pourquoi trouve-t-on cela évident dans une salle d’opération et pas dans nos bureaux ou nos usines ? Pour réussir un opérateur, ne doit-il pas être lui aussi concentré sur les tâches à valeur ajoutée ? J’entends par « tâche à valeur ajoutée » celle pour laquelle le client est prêt à payer.
Je suis toujours surpris de constater en entrant dans des bureaux, une usine, un entrepôt, à quel point on néglige le rangement, la propreté et l’ergonomie. Pour contrevenir à cela, une seule solution : la méthode 5S !
À quoi correspondent les 5 « S » ?
Avant d’entrer dans le détail du sens donné à chaque « S », il me semble important de préciser en préambule que le 5 S n’est pas une démarche que l’on fait sur 3 mois puis que l’on arrête. Il s’agit d’une démarche qui s’inscrit dans la durée. Ainsi, bien que l’on procède dans l’ordre au démarrage, il ne faut pas voir les différents « S » comme des étapes à passer successivement, mais plutôt en tant que composantes d’un système. Le 5S n’a pas de fin ! Par ailleurs, comme tous les outils Lean, le 5S est le terrain de jeu du système de management. La finalité n’est pas d’avoir des postes de travail rangés et propres, ce que l’on souhaite, c’est l’amélioration continue.
Éliminer
Pour être efficace, la première chose à faire, c’est de dégager l’horizon. Pour ce faire, il convient donc d’éliminer des postes de travail :
- Tout ce qui ne sert à rien ;
- Tout ce qui ne sert pas souvent ;
- Et tout ce qui sert, mais pas ici.
Au cas par cas, il faudra alors prendre la décision soit de jeter, soit de ranger ailleurs.
Ranger
Une fois qu’on a éliminé des postes ce qui ne sert pas, on range. Dans la manière de ranger, on va se poser également la question du placement des choses. Est-ce que ce dont je me sers 95 % du temps est à portée de main ? Est-ce que je dois placer le matériel en question, plutôt à ma gauche ou à ma droite pour que cela soit pratique pour moi ?
Faire briller
On parle ici de nettoyer. Je préfère la notion de « faire briller », ce qui n’est pas tout à fait la même chose. Cela a un intérêt particulier dans le monde industriel, pour mettre en évidence les problèmes de maintenance : fuites d’huile sur les machines ou autres. On agit ici notamment sur la charge émotionnelle. Est-ce qu’il y a l’effet « waouh » lorsque l’opérateur arrive à son poste de travail ?
Rendre évident
Ici, il s’agit de faire en sorte que l’on puisse d’un coup d’œil distinguer une situation « normale » d’une situation « anormale ». On parle également de standardiser ou encore de rendre visible : chaque élément doit être identifié et son emplacement mis en évidence, par un marquage par exemple.
Faire vivre le système
Une fois que tout est impeccable, le plus difficile est de faire durer la situation dans le temps. Pour rester discipliné, on utilise des audits réguliers pour identifier les écarts et le cas échéant, mettre en place des actions correctives.
Ce qui nous intéresse particulièrement, ce sont les récurrences sur ces écarts. Par exemple, si on retrouve un même outil mal rangé, on peut légitimement se poser la question de savoir si l’endroit initialement prévu est le bon. C’est en posant 5 fois la question « pourquoi » que l’on identifie les causes racines des écarts qui nous permettent alors de faire évoluer le standard : c’est là que commence l’amélioration continue.
Pourquoi utilise-t-on la méthode 5 S ?
La méthode 5S pour travailler en toute sécurité
D’après les chiffres publiés par la direction des risques professionnels, 530 personnes sont décédées à cause d’un accident de travail, en France sur l’année 2017. Ce chiffre est impressionnant, n’est-ce pas ? C’est pourtant une réalité.
D’après l’INRS (http://www.inrs.fr), les coûts directs et indirects d’un accident de travail en France s’élèvent en moyenne à 3 800 €. C’est énorme.
Évidemment, tout le monde sera d’accord si je dis que c’est toujours plus sympa d’aller travailler sans avoir peur pour sa vie… Personne ne va travailler pour jouer avec sa vie ou sa santé ! Cela tombe sous le sens.
L’un des objectifs principaux de la méthode 5S est justement d’éliminer ce qui, dans un environnement de travail, peut nuire à l’intégrité physique des gens. En voici quelques grands classiques : des fils qui traînent par terre, des trous dans le sol, les flaques d’huile, etc.
La méthode 5S pour améliorer la qualité de vie au travail
À travers la méthode 5S, on cherche à :
- Diminuer la charge mentale : réduire le stress lié à l’ensemble des opérations mentales effectuées par un opérateur lors de son activité professionnelle (efforts de concentration, de réflexion, de compréhension, traitement des informations, etc.) ;
- Améliorer la charge émotionnelle : changer le ressenti de l’opérateur lorsqu’il se trouve dans son environnement de travail ;
- Diminuer la charge physique : optimiser les contraintes physiques de l’opérateur lors de son activité professionnelle.
Et surtout, initier l’amélioration continue
Le 5S est un outil du Lean Management : sa mise en place est un prétexte pour pratiquer l’amélioration continue. C’est la base d’un système de production où l’on cherche avant tout à mettre en évidence les écarts entre une situation « normale » et une situation « anormale ». C’est également la base d’un système de management où l’on va impliquer les personnes dans la résolution des problèmes opérationnels. On souhaite avec la mise en place du 5S pratiquer au jour le jour l’amélioration pour que celle-ci devienne une composante de l’ADN de l’entreprise : un réflexe, un état d’esprit !
Comment bien démarrer avec la méthode 5 « S » ?
Méthode 5S : donner le sens de la démarche
Dans la ligne de ce que Simon Sinek a dit : « Start with why ». Les personnes ont besoin de sens pour adhérer à quelque chose. Commencez donc par expliquer aux personnes pourquoi vous souhaitez mettre en place une démarche 5S (cf. partie précédente).
J’ajouterais à ces éléments que le 5S est une démarche pour les opérateurs, par les opérateurs. Leur expliquer que cette démarche est une démarche pour améliorer leurs conditions de travail est indispensable, d’autant que c’est « celui qui fait, qui sait ». Par ailleurs, c’est l’occasion pour un opérateur de mettre en place des solutions qui viennent de lui et non de quelqu’un d’autre. En effet, il est toujours plus facile d’adopter une solution si vous en êtes l’instigateur.
Méthode 5S : donner du temps pour l’amélioration continue
Lorsqu’on lance une telle démarche, voici des exemples d’objections de la part des opérateurs auxquelles on peut être confronté :
- « Moi, je veux bien faire de l’amélioration, mais dans le même temps, on me dit qu’il faut produire plus… Du coup, qu’est-ce que je fais ? »
- Ou encore « Je veux bien améliorer les choses, pas de problème. Mais je ne veux pas être le seul ! »
Que se cache-t-il en réalité derrière ces objections ? Une inquiétude légitime d’être en dehors des clous. Mais par rapport à quoi ? Quelle est la règle ? En tant que manager, combien de temps êtes-vous prêts à donner chaque jour à vos gars pour de l’amélioration continue ? Une heure ? Une demi-heure ? Et pour que la règle soit la même pour tout le monde, quelle règle allez-vous donner pour ce temps réservé à l’amélioration continue ?
À vous de fixer le cadre en ayant à l’esprit l’équation suivante : WORK = JOB + KAIZEN (amélioration continue).
Petite astuce pour les entreprises qui travaillent en 2 x 8 ou 3 x 8 : prévoyez des temps de travail collectif en faisant se chevaucher les équipes.
Si vous donnez du temps aux opérateurs, croyez-moi, ils sauront vous le rendre !
Méthode 5s : définir des critères objectifs de réussite
Comment réussir lorsque l’on ne sait pas ce que l’on doit réussir ? C’est compliqué, voire impossible.
C’est pourquoi, je recommande de toujours commencer la démarche 5S à petite échelle :
- Sur 1 ou 2 postes de travail maximum ;
- Avec les personnes les plus motivées ;
- Avec les moyens du bord ;
- Et avec des échéances.
L’idée est d’aller le plus loin possible dans la démarche 5S pour construire des « postes de travail types » qui serviront de « définition du succès » aux autres pour avancer dans la démarche.
Cela permet par ailleurs de valider un certain nombre d’hypothèses, de besoins ou de points durs.
Il se crée rapidement un écart visuel important entre les « postes types » et le reste de l’entreprise. Les demandes ne tardent pas à arriver pour généraliser la démarche : cela constitue généralement la première victoire !
Pourquoi les démarches 5S ne durent-elles pas ?
Absence de support du management
Le support » est la 5e attitude du manager Lean : résoudre les problèmes lorsque les équipes ont atteint la limite de ce qu’elles peuvent faire. Pour que la démarche dure dans le temps, le management doit supporter ses équipes. Cela passe notamment par :
- Une écoute active : les opérateurs connaissent mieux les contraintes liés à leur travail ;
- L’inventaire des outillages : le 5S est l’occasion de faire l’appoint sur les outillages et équipements mis à disposition ; comme le dit l’adage: « Aux bons ouvriers les bons outils » ;
- Des moyens mis à disposition pour l’amélioration : les opérateurs ont des idées qui nécessitent parfois des moyens (un morceau de tôle, une perceuse, etc.), donnez-leur si vous souhaitez voir les choses avancer.
L’absence de support de la part du management crée de la frustration auprès des opérateurs. Le message envoyé est contradictoire. Par conséquent, la démarche s’arrête.
Absence de Challenge de la part du management
Le Challenge est la 2e attitude du manager Lean : par un questionnement ouvert, remettre en question l’existant.
Comme dans toute démarche d’amélioration, on atteints rapidement des résultats visibles. Malheureusement très vite, la démarche s’essouffle : les équipes ne savent pas pour quoi faire pour améliorer le système. Or l’amélioration née des bonnes questions que l’on se pose.
Pour une personne qui travaille de la même entreprise depuis des années, remettre en question l’existant s’avère extrêmement complexe : comment est objectif lorsqu’on a la tête dans le guidon ? C’est là où le management joue un rôle extrêmement important : être sur le terrain avec les équipes pour les aider à se poser les bonnes questions sans challenge, pas d’amélioration possible.
Arrêt des rituels
Quelques rituels accompagnent une démarche 5S :
- Le temps alloué aux 5S ;
- La tournée des chefs d’équipe ;
- Les audits 5S.
Ces rituels servent de « Pacemaker» au 5S. si vous les arrêtez, tout s’arrête. Le 5S est une démarche contraignante qui demande énormément de rigueur pour l’ensemble de l’entreprise : du patron, à l’opérateur.
Conclusion sur la méthode 5S
La méthode 5S va vous permettre de pratiquer chaque jour l’amélioration continue. La somme de ces petites améliorations vous permettra in fine :
- D’améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs ;
- D’obtenir le sourire du client : qualité irréprochable et délais courts ;
- De baisser les coûts.
La méthode 5S transforme votre entreprise sur la forme, mais également sur le fond : un système de pensées de haut niveau dans une entreprise impeccable. La méthode 5S, c’est 60 % d’une transformation réussie !